03 mar 2022

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INDAGINI NECSI | La Gestione degli Appalti, criticità o opportunità di miglioramento?




Riprendono anche quest’anno le Indagini Necsi, analisi di approfondimento con l’ausilio dei sondaggi proposti ai nostri lettori. Come primo argomento abbiamo scelto di prendere in esame uno dei temi caldi dell’ultimo periodo, ossia la Gestione degli appalti, argomento di grande interesse per tutte le aziende.

Abbiamo chiesto l’opinione dei nostri lettori riguardo l’aspetto che deve essere maggiormente ottimizzato per una corretta gestione della sicurezza.

Le opportunità di risposta erano quattro:

  1. Coordinamento e Direzione
  2. Scambio di documenti relativi alla sicurezza
  3. Promemoria delle scadenze
  4. Validazione documentale

 

Dai risultati si evince che il coordinamento e la direzione dei cantieri in appalto risulta essere l’aspetto che ha bisogno di una maggiore ottimizzazione per eseguire i lavori in maggiore sicurezza. Subito dopo, i nostri lettori, evidenziano la necessità di ottimizzare lo scambio dei documenti di sicurezza tra azienda committente e azienda appaltatrice. In coda alle esigenze troviamo la validazione documentale e i promemoria delle scadenze.

Per approfondire questi risultati e per capire come ottimizzare la gestione degli appalti abbiamo interpellato i nostri tecnici consulenti della gestione della sicurezza.

Perché il coordinamento e la direzione degli appalti risulta essere l’aspetto nevralgico della gestione dei lavori in appalto?

Gestire lavori in appalto, soprattutto per quanto riguarda le grandi aziende, è un lavoro tanto importante quanto delicato. Coordinare e dirigere i lavori impiega molto tempo e molte forze, in particolar modo quando gli appaltatori che hanno la necessità di entrare all’interno delle aree produttive aziendali sono più d’uno. Coordinare e dirigere un appalto significa prestare grande attenzione a una moltitudine di aspetti che devono essere avviati e indirizzati tutti in modo preciso ed organizzato, dal contatto del fornitore, allo scambio documentale, fino alla realizzazione in sicurezza delle operazioni.

 

Proprio lo scambio documentale è risultato essere un altro punto focale nella gestione degli appalti. Perché è tanto importante?

Quando affianchiamo i nostri clienti nella direzione degli appalti consigliamo loro di ottimizzare al massimo lo scambio documentale con i loro appaltatori. Gestire un appalto significa, infatti, attivare una continua verifica dei documenti tecnico-professionali nonché degli accessi alle aree interessate. Le aziende sanno bene che per un appalto di media complessità sono necessari, a volte, più di una decina di documenti aziendali (ad esempio il DURC, la Visura Camerale, il DVR, la lettera di nomina del Medico Competente ed altri) ai quali vanno poi ad aggiungersi anche i documenti dei singoli lavoratori che avranno il compito di eseguire i lavori. Stiamo parlando di una mole documentale non indifferente, la cui gestione non è più demandabile ad un semplice scambio di email. Per questo motivo che è necessaria una pianificazione quanto più organizzata possibile per quanto riguarda la raccolta e la validazione dei documenti di accesso ai cantieri.

E con questo arriviamo al terzo punto della validazione documentale. Come è possibile controllare una mole così grande di documenti di accesso?

Questo è uno dei punti focali per una gestione accurata, precisa ed efficace degli appalti. Tutti documenti che raccogliamo per permettere all’appaltatore di accedere alle aree di lavoro devono necessariamente essere controllati per poi essere validati e, nel caso questi non fossero conformi, dovranno essere modificati o sostituiti dall’appaltatore.

È semplice comprendere come anche questo sia un lavoro estremamente delicato e che comunque porta via diverso tempo a lavori di qualità.

 

E per quanto riguarda le scadenze? Sembra non siano importanti per i nostri lettori nella gestione degli appalti.

Se proviamo a trasporre il concetto di scadenza in quello della gestione documentale necessaria per l’accesso all’appalto, risulterà chiaro, in questo caso, che promemoria e scadenze ritornano a coprire un ruolo fondamentale. Provate a pensare di dover gestire un appalto che richiede una ventina o più di documenti da controllare. Immaginate che l’appaltatore vi abbia inviato solamente parte di tutti i documenti necessari e che l’appalto debba partire a breve. Senza una gestione delle scadenze con la quale avere degli alert relativi a documentazione mancante o incompleta l’appalto risulta letteralmente bloccato.

Grazie a promemoria e gestione delle scadenze ben calibrata sarà estremamente più semplice una gestione accurata dell’appalto.

 

Avete qualche consiglio da dare per gestire in modo semplice ed efficace gli appalti per le medie e grandi aziende?

Quello che facciamo tutti i giorni con i nostri clienti è organizzare l’appalto in modo meticoloso ed efficace con il supporto del software gestionale RISOLVO il quale ha recentemente implementato il nuovo modulo “Gestione Appalti” con il quale abbiamo la possibilità di programmare le attività di consegna documentale coinvolgendo direttamente le ditte esterne.

Gestione Appalti di RISOLVO è in grado di creare una lista di documenti da richiedere agli appaltatori fornendo anche delle notifiche e dei promemoria automatici sia alla ditta committente che alle ditte terze, evitando così al RSPP o suoi collaboratori di dover sollecitare in continuazione la documentazione mancante.

E per quanto riguarda la gestione degli accessi?

Anche questo è un punto molto delicato nella gestione degli appalti che è da ricollegare con la necessità di coordinamento e direzione espressa dai nostri lettori.

Anche in questo caso, avvalendoci del Software RISOLVO e del modulo “Gestione Appalti”, possiamo coinvolgere diverse figure aziendali – in questo caso i colleghi della portineria o della segreteria – permettendo loro di controllare con un solo click direttamente dal pannello di controllo di RISOLVO se l’azienda che si è presentata risulta essere tra gli appaltatori delegati allo svolgimento delle attività e se questi risultano in regola con la documentazione.

 

 

 

 

 

 

 

È presente un commento alla notizia

Alberto Gicchi
03 mar 2022 alle 15:35

Io non ho partecipato al sondagio, ma trovo molto interessante l'argomento. Personalmente la raccolta documenti è sempre un passaggio difficile da coordinare con le ditte esterne. Non sono d'accordo sul fatto che le notifiche non siano i mportanti, come detto dai tecnici se ci si dimentica anche solo un documento l'appalto non è in regola.

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